Algemene voorwaarden
ALGEMENE VOORWAARDEN BLACKBOXX
Art. 1. Geldingskracht
De organisator van het evenement wordt geacht deze algemene voorwaarden te aanvaarden door de ondertekening van het reservatieformulier of de offerte. Het ondertekend document vormt, samen met deze algemene voorwaarden, de bindende overeenkomst tussen BLACKBOXX en de organisator van het evenement en beide documenten regelen samen de rechtsverhouding.
Er kan alleen schriftelijk worden van afgeweken. Indien andersluidende overeenkomst wordt opgesteld, blijven huidige algemene voorwaarden van suppletieve toepassing.
Art. 2. Reservatie
Eventuele offertes zijn 30 dagen geldig en louter informatief.
De reservatie gebeurt schriftelijk door ondertekening van het reservatie- document of de offerte. Bij reservatie wordt een voorschotfactuur opgemaakt. Bij projecten met een totaalbudget onder 10.000€ (excl. BTW) wordt een voorschotfactuur opgemaakt van 50%, bij een totaalbudget boven 10.000€ wordt er 75% van het budget gefactureerd. Indien dit voorschot 10 kalenderdagen voor de organisatie van het evenement niet betaald is, behoudt BLACKBOXX het recht de reservatie te annuleren zonder enige vergoeding verschuldigd te zijn.
Voor het resterend bedrag wordt een saldo factuur opgemaakt uiterlijk 1 week na het evenement. Bij reservatie of uiterlijk zeven dagen voor het evenement wordt volgende informatie doorgegeven :
a) Alle inhoudelijke aspecten van het evenement;
b) De complete planning / het verloop van een evenement;
c) Een indicatie van het aantal deelnemers;
d) Cateringafspraken;
e) Mogelijke geluidsoverlast buiten of binnen
f) Het aantal stuks meubilair;
g) Het nodige aantal elektriciteitspunten;
Art. 3. Modaliteiten
De terbeschikkinggestelde ruimtes worden proper en operationeel afgeleverd. De organisator van het evenement bevestigt door eerste gebruik dat hij het gehuurde in goede staat heeft ontvangen en dat hij dit ter plaatse geverifieerd heeft. Eventuele gebreken of tekortkomingen moeten uiterlijk één uur na terbeschikkingstelling gemeld worden.
De organisator van het evenement levert de ruimtes in dezelfde staat terug als waarin hij deze ontvangen heeft. De organisator van het evenement is verplicht het goed te gebruiken als een goede huisvader en met inachtneming van de gebruiksaanwijzing en eventuele aanwijzingen van BLACKBOXX. Iedere vorm van schade moet gemeld worden.
Eventuele kosten van extra reiniging of schade zijn steeds ten laste van de organisator van het evenement.
De organisator van het evenement dient zich te schikken naar de richtlijnen en eisen van BLACKBOXX of zijn aangestelden.
Uithangborden, signalisatie, wegmarkeringen, banners, vlaggen of andere identificatietekens moeten, vooraleer ze op het terrein of gebouw worden aangebracht, het voorwerp uitmaken van een voorafgaande toestemming vanwege BLACKBOXX. Er mag onder geen enkel beding worden geboord, gespijkerd, gelijmd, geverfd of iets permanent worden vastgemaakt.
Het gehele gebouw is rookvrij. In geen enkele ruimte mag gerookt worden. Het gebruik van ballonnen, rook, binnenhuisvuurwerk of geuren is verboden.
Art. 5. Auteursrechten
De organisator van het evenement is zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van de toelating en de betaling van de vergoeding van alle auteursrechtelijke- en naburige rechten die aan de bevoegde beheersvennootschappen (o.a. SABAM) verschuldigd zijn/worden ten gevolge van de organisatie van het evenement (gebruik muziek, audiovisuele projecties, opnamemateriaal,...).De organisator van het evenement neemt zelf initiatief en regelt alles om in orde te zijn.
Art. 6. Annulering
De annulering van een reservatie is slechts rechtsgeldig indien ze schriftelijk gebeurt.
Bij annulering van een event, kan het reeds betaalde bedrag steeds als credit behouden blijven. U kan dit gebruiken voor een ander event op een ander tijdstip naar uw keuze, en zoals samen overeengekomen, bij BLACKBOXX. Indien de annulering gebeurt 7 dagen of minder voor het evenement, moet er een annuleringsvergoeding van 50 % van de overeengekomen prijs betaald worden, dit is gelijk aan de eerste deelfactuur. Indien de reeds gemaakte kosten hoger oplopen dan deze forfaitaire bedragen, zullen de hogere bedragen in rekening gebracht worden.
Overmacht ontslaat de organisator van het evenement niet van de betalingsverplichtingen of van de in dit artikel bepaalde annuleringsvoorwaarden.
Art. 7. Aansprakelijkheid
BLACKBOXX kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor de eventuele schade of vernietiging of diefstal van voorwerpen van de organisator van het evenement en de deelnemers.
BLACKBOXX is niet aansprakelijk voor schade geleden door derden ten gevolge van het georganiseerde evenement.
BLACKBOXX is niet aansprakelijk voor eventuele ongevallen van de deelnemers aan het Evenement.
Alle zelf meegebrachte attributen waarvan de organisator van het evenement zich bedient zijn voor eigen risico.
Art. 8. Betaling
De voorschotfactuur wordt opgemaakt van zodra de ondertekende reservatie ontvangen is. De eindfactuur wordt opgemaakt uiterlijk 1 week na het evenement.
De facturen van BLACKBOXX zijn betaalbaar binnen de tien 10 dagen na factuurdatum.
In geval van niet betaling op de vervaldag zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd zijn aan de wettelijke rentevoet van toepassing in geval van betalingsachterstand handelstransacties (artikel 5 Wet 2 augustus 2002). Alle kosten die door BLACKBOXX worden gemaakt om tot incasso te komen van de verschuldigde bedragen (aangetekend schrijven, dagvaarding, advocaat, incassobureau, enz) uit de overeenkomst zijn ten laste van de organisator van het evenement.
Art. 9. Verzekering
BLACKBOXX belast zich niet met het afsluiten van de verzekeringen ten behoeve van de organisator van het evenement.
De organisator van het evenement dient zich adequaat te verzekeren in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst daaronder begrepen, maar niet gelimiteerd tot het nemen van een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid evenementen tot dekking van, in het kader van het evenement: ….
de schade die in het kader van het evenement veroorzaakt wordt aan personen (letsels) of aan goederen (beschadiging, verlies,...)
de schade aan het ter beschikking gestelde gedeelte van het gebouw en haar inhoud.
BLACKBOXX is gerechtigd te allen tijde een bewijs van verzekering en de premiebetaling op te vragen.
De verzekeraars in de diverse polissen brand van de BLACKBOXX voorzien afstand van verhaal, de gevallen van kwaadwilligheid, opzet en zware en/of vrijwillige fout uitgezonderd.
De klant verbindt er zich evenwel toe om, bij schade waarvoor hij aansprakelijk is, binnen de 8 dagen na het eerste verzoek over te gaan tot betaling van de contractuele verzekeringsvrijstellingen dewelke van toepassing zijn naargelang de aard van de schade.
Art. 10. Wijziging of supplementaire bestelling
Wijzigingen aan de reservatie kunnen slechts schriftelijk en mits akkoord BLACKBOXX. Een wijzigende, gewijzigde of supplementaire bestelling kan een verhoging van de overeengekomen prijs met zich meebrengen en zal dan tevens het voorwerp uitmaken van een bijkomende facturatie.
Art. 11. Toepasselijk recht-bevoegdheidsclausule
In geval van betwisting is het Belgisch recht van toepassing en zijn de rechtbanken van het arrondissement Gent exclusief bevoegd.
Art. 12. Foto’s
BLACKBOXX mag gebruik maken van foto’s genomen op een event in BLACKBOXX, dit voor specifieke commerciële doeleinden. Hierbij verbindt BLACKBOXX zich ertoe geen bedrijfsnamen of bedrijfslogo’s te tonen op deze foto’s.