Algemene voorwaarden

ART. 1. GELDINGSKRACHT
De organisator van het evenement wordt geacht deze algemene voorwaarden te aanvaarden door de ondertekening van het reservatieformulier of de offerte. Het ondertekend document vormt, samen met deze algemene voorwaarden, de bindende overeenkomst tussen BLACKBOXX en de organisator van het evenement of dienstverlening en beide documenten regelen samen de rechtsverhouding.
Er kan alleen schriftelijk worden afgeweken.
Indien een andersluidende overeenkomst wordt opgesteld, blijven de huidige algemene voorwaarden van suppletieve toepassing.

ART. 2. RESERVATIE
Eventuele offertes zijn 30 dagen geldig en louter informatief.
De reservatie gebeurt schriftelijk door ondertekening van het reservatiedocument/offerte of bevestiging via mail. Bij reservatie wordt een factuur opgemaakt.
Voor het resterende bedrag wordt een saldo factuur opgemaakt uiterlijk 1 week na het evenement.

Bij reservatie of uiterlijk 7 dagen voor het evenement wordt volgende informatie doorgegeven:

1/ Alle inhoudelijke aspecten van het evenement;
2/ De complete planning / het verloop van een evenement;
3/ Een indicatie van het aantal deelnemers;
4/ Cateringafspraken;
5/ Het aantal stuks meubilair;
6/ Extra afspraken;

ART. 3. MODALITEITEN
De terbeschikkinggestelde ruimtes worden proper en operationeel afgeleverd. De organisator van het evenement bevestigt door eerste gebruik dat hij het gehuurde in goede staat heeft ontvangen en dat hij dit ter plaatse geverifieerd heeft. Eventuele gebreken of tekortkomingen moeten uiterlijk één uur na terbeschikkingstelling gemeld worden.
De organisator van het evenement levert de ruimtes in dezelfde staat terug als waarin hij deze ontvangen heeft. Eventuele kosten van extra reiniging of schade zijn steeds ten laste van de organisator van het evenement.
De organisator van het evenement is verplicht het goed te gebruiken als een goede huisvader en met inachtneming van de gebruiksaanwijzing en eventuele aanwijzingen van BLACKBOXX. Iedere vorm van schade moet gemeld worden.
De organisator van het evenement dient zich te schikken naar de richtlijnen en eisen van BLACKBOXX of zijn aangestelden.
Uithangborden, signalisatie, wegmarkeringen, banners, vlaggen of andere identificatietekens moeten, vooraleer ze op het terrein of gebouw worden aangebracht, het voorwerp uitmaken van een voorafgaande toestemming vanwege BLACKBOXX.
Er mag onder geen enkel beding worden geboord, gespijkerd, gelijmd, geverfd of iets permanent worden vastgemaakt.
Het gehele gebouw is rookvrij. In geen enkele ruimte mag gerookt worden. Het gebruik van rook, binnenhuisvuurwerk, geuren, vuur of kaarsen is verboden.
Het gebruik van ballonnen, confetti, decoratie etc…neemt extra schoonmaakkosten met zich mee.

ART. 4. AFVALBEHEER
De organisator van het evenement is verantwoordelijk voor het verzamelen, verwijderen en afvoeren van al het afval tijdens het evenement.
Eventueel kan in onderling overleg tussen de organisator en BLACKBOXX worden besloten om het afval te deponeren in de daarvoor voorziene afvalcontainers van BLACKBOXX en dit tegen de kostprijs van de afval leverancier. Deze regeling moet schriftelijk worden overeengekomen.
Als de organisator afval achterlaat in plaats van dit op de juiste wijze te verwijderen, zullen de kosten voor het verwijderen van het afval door BLACKBOXX aan de organisator worden doorberekend. Deze kosten worden bepaald op basis van de geldende tarieven voor afvalverwijdering door onze afval leverancier.
Het is dan ook strikt verboden om afval in de omgeving van BLACKBOXX achter te laten.

ART. 5. AUTEURSRECHTEN
De organisator van het evenement is zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van de toelating en de betaling van de vergoeding van alle auteursrechtelijke- en naburige rechten die aan de bevoegde beheersvennootschappen (o.a. SABAM) verschuldigd zijn/worden ten gevolge van de organisatie van het evenement (gebruik muziek, audiovisuele projecties, opnamemateriaal,...).De organisator van het evenement neemt zelf initiatief en regelt alles om in orde te zijn.

ART. 6. ANNULERING
Events/shoots:
De annulering van een reservatie is slechts rechtsgeldig indien dit schriftelijk gebeurt.
Bij annulering van een evenement, kan het reeds betaalde bedrag steeds als credit behouden blijven. U kan dit gebruiken voor een ander evenement op een ander tijdstip naar uw keuze, en zoals samen overeengekomen, bij BLACKBOXX.
Indien de reeds gemaakte kosten hoger oplopen dan deze forfaitaire bedragen, zullen de hogere bedragen in rekening gebracht worden.
Overmacht ontslaat de organisator van het evenement of boeking niet van de betalingsverplichtingen of van de in dit artikel bepaalde annuleringsvoorwaarden.

Meetingrooms:
De annulering van een reservatie is slechts rechtsgeldig indien dit schriftelijk gebeurt.
Indien de annulering gebeurt tot 7 dagen voor de boeking, dient de annuleringsvergoeding van 75 % van de overeengekomen prijs betaald te worden. Annulering 72 u of minder voor het begin van de boeking dient de annuleringsvergoeding van 100 % van de overeengekomen prijs betaald te worden.
Indien de reeds gemaakte kosten hoger oplopen dan deze forfaitaire bedragen, zullen de hogere bedragen in rekening gebracht worden.
Overmacht ontslaat de organisator van het evenement of boeking niet van de betalingsverplichtingen of van de in dit artikel bepaalde annuleringsvoorwaarden.

ART. 7. AANSPRAKELIJKHEID
BLACKBOXX kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor de eventuele schade of vernietiging of diefstal van voorwerpen van de organisator van het evenement en de deelnemers.
BLACKBOXX is niet aansprakelijk voor schade geleden door derden ten gevolge van het georganiseerde evenement.
BLACKBOXX is niet aansprakelijk voor eventuele ongevallen van de deelnemers aan het evenement.
Alle zelf meegebrachte attributen waarvan de organisator van het evenement zich bedient zijn voor eigen risico.

ART. 8. BETALING
De facturen van BLACKBOXX zijn betaalbaar binnen de 15 dagen na factuurdatum.
In geval van niet betaling op de vervaldag zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling een verwijlinterest verschuldigd zijn aan de wettelijke rentevoet van toepassing in geval van betalingsachterstand handelstransacties (artikel 5 Wet 2 augustus 2002). Alle kosten die door BLACKBOXX worden gemaakt om tot incasso te komen van de verschuldigde bedragen (aangetekend schrijven, dagvaarding, advocaat, incassobureau, enz.) uit de overeenkomst zijn ten laste van de organisator van het evenement.

ART. 9. WAARBORG BETALING
Voor aanvang van het evenement dient de organisator een waarborg te betalen aan BLACKBOXX. Deze waarborg is bedoeld om eventuele schade, extra reiniging of kosten als gevolg van het evenement te dekken. De waarborg zal teruggestort worden aan de organisator ten vroegste 2 weken na het einde van het evenement, op voorwaarde dat er geen schade is geconstateerd en alle verplichtingen volgens deze algemene voorwaarden zijn nagekomen.

ART. 10. VERZEKERING
BLACKBOXX belast zich niet met het afsluiten van de verzekeringen ten behoeve van de organisator van het evenement.
De organisator van het evenement dient zich adequaat te verzekeren in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst daaronder begrepen, maar niet gelimiteerd tot het nemen van een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid evenementen tot dekking van, in het kader van het evenement:

- De schade die in het kader van het evenement veroorzaakt wordt aan personen (letsels) of aan goederen (beschadiging, verlies,...)
- De schade aan het ter beschikking gestelde gedeelte van het gebouw en haar inhoud.
- BLACKBOXX is gerechtigd te allen tijde een bewijs van verzekering en de premiebetaling op te vragen.
- De verzekeraars in de diverse polissen van BLACKBOXX voorzien afstand van verhaal, de gevallen van kwaadwilligheid, opzet en zware en/of vrijwillige fout uitgezonderd.
- De klant verbindt er zich evenwel toe om, bij schade waarvoor hij aansprakelijk is, binnen de 8 dagen na het eerste verzoek over te gaan tot betaling van de contractuele verzekeringsvrijstellingen dewelke van toepassing zijn naargelang de aard van de schade.

ART. 11. WIJZIGING OF SUPPLEMENTAIRE BESTELLING
Wijzigingen aan de reservatie kunnen slechts schriftelijk en mits akkoord. Een wijzigende, gewijzigde of supplementaire bestelling kan een verhoging van de overeengekomen prijs met zich meebrengen en zal dan tevens het voorwerp uitmaken van een bijkomende facturatie.

ART. 12. TOEPASSELIJK RECHT-BEVOEGDHEIDSCLAUSULE
In geval van betwisting is het Belgisch recht van toepassing en zijn de rechtbanken van het arrondissement Gent exclusief bevoegd.

ART. 13. FOTO’S
BLACKBOXX mag gebruikmaken van foto’s genomen op een evenement in onze eventspaces, dit voor specifieke commerciële doeleinden. Hierbij verbindt BLACKBOXX zich ertoe geen bedrijfsnamen of bedrijfslogo’s te tonen op deze foto’s zonder schriftelijke toestemming.